Sistem Manajemen Proyek POAC

Sistem POAC

Assalamu'alaikum Wr.Wb.

Hari ini saya mau berbagi tentang materi yang disampaikan oleh Mbah Suro tadi siang mengenai sistem manajemen proyek POAC. Apa itu POAC? langsung saja simak penjelasan berikut ini:

Defenisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982):

Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan. Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal.

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut penjelasan lebih lanjut tentang masing-masing point tsb :

1.Planning

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna

mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan

yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi

tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang

tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang

tersedia.

• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya

yang tersedia.

• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang

kongkrit.

• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan

dan sasaran.

2.Organizing

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang          berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional
yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

3.Actuating

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan
yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan
kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;
mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi
dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa
keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,
hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan
dilaksanakan oleh pegawainya.

4.Controlling

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,
peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian
sasaran.

Demikian penjelasan mengenai POAC manajemen proyek hari ini, sampai jumpa lagi dan jangan lupa follow blog saya OK?...

Wassalamu'alaikum Wr.Wb.